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                評建辦函【2017】6號 關于做好本科教學工作審核評估材料的通知

                關于做好本科教學工作審核評估材料的通知

                評建辦函【2017】6號

                    各二級學院、職能處室:

                      本科教學工作審核評估的基礎是學校的自評自建,而本科教學工作審核評估的重要依據是各種佐證材料(包括教學檔案、支撐材料和專家評估案頭材料),現就各類材料的建設工作通知如下:

                   一、教學檔案材料建設

                   教學檔案是學校在日常教學管理、教學運行中形成的材料。

                   教務處、實踐教學管理中心、評鑒中心等教學管理部門和各二級學院依據學校2017年5月下發的《廣東白云學院教學檔案管理實施細則》(白云學院教【2017】35號)要求,做好本部門的教學檔案梳理,依據當時的相關管理規定進行整理、歸檔,編好目錄。并于2017年9月30日前將本部門的教學檔案歸檔資料清單紙質版(有學院領導審批)交評建辦公室備查,電子版發送1119411540@qq.com。

                   學校將于2017年10-11月組織相關人員針對各教學部門及二級學院教學檔案整理、歸檔情況進行檢查。

                 

                   二、支撐材料建設

                   支撐材料是為《自評報告》提供支撐作用的材料,目的是為自身所說、所做的提供證明,帶有評估的“時效性”。

                   依據本科教學工作審核評估項目、要素和要點,以及《廣東省普通高等學校本科教學工作審核評估引導性問題》(粵教高函【2015】10號 )、《廣東白云學院關于調整審核評估評建辦公室成員及組建專項工作小組的通知》(白云學院教【2017】34號),支撐材料采集工作任務分工如下:   

                工作任務 

                負責人 

                配合 

                完成時間 

                自評報告聯絡 

                支撐材料統籌

                楊寶麗

                雅靜,冼玉華

                2018年3月20日

                紅英

                定位與目標

                邱俊義

                李林,劉佳

                2017年11月30日

                麗娟

                師資隊伍

                楊芳芳

                晶晶,洪惠,劉佳,雯雯,舒雅靜,呂海燕

                2017年11月30日

                明學

                教學資源

                馬迎春

                葉柳,洪惠,張文生,晶晶,楊輝,丁偉國, 陳燕君,蘇月鳳 

                2017年11月30日

                詩安

                培養過程

                劉佳

                惠,段立,張文生,馬迎春,志成,劉毅

                2017年11月30日

                紅英

                學生發展

                段立

                麗華,楊輝,迎春,易志

                2017年11月30日

                曉艷

                質量保障

                雅靜

                霖,楊寶麗

                2017年11月30日

                楊寶麗

                特色報告佐證材料

                國安,李紅英

                2017年11月30日

                紅英,饒麗娟,張國

                自評報告佐證材料目錄定稿印刷

                楊寶麗

                 

                2018年3月20日

                紅英

                 

                   三、專家評估案頭材料建設

                   專家評估案頭材料是為方便專家進??疾旃ぷ鞫龅囊龑圆牧?。它主要分兩類:一類是學校各類職能部門、教學機構和實訓基地等的目錄及所在位置;一類是學校教學活動安排和人員目錄。依據白云學院教【2017】34號文件,具體任務分工如下:

                工作任務

                負責人

                完成時間

                案頭材料統籌

                晶晶

                2018年3月20

                學校作息時間表

                晶晶

                2018年3月20

                專家工作日程安排表

                晶晶

                2018年3月20

                學校組織機構及部門人員名單

                芳芳

                2018年3月20

                教師名單

                楊芳芳

                2018年3月20

                學生名單

                馬迎春

                2018年3月20

                課表

                何四喜

                2018年3月20

                畢業設計(論文)匯總清單

                石勇

                2018年3月20

                試卷清單

                迎春

                2018年3月20

                校內外實驗實習實訓基地名冊

                石勇

                2018年3月20

                就業單位名單

                劉秀

                2018年3月20

                 

                   四、審核評估材料歸檔建設原則及要求

                  (一)各類材料建設原則

                   1、質量原則。審核評估材料的質量主要體現在原始性、真實性,要做到完備齊全,查找方便快捷。文字(如綜述、評價等)材料撰寫做到表述準確,內容求實,思路清晰,結構合理,言簡意賅。

                   2、評建結合原則。緣于我們本次材料建設工作關系到學校本科教學工作審核評估的籌備,因此在檔案建設的過程中,既需要對現有材料進行整理歸檔,還需要做好歷史材料的建設和完善。

                   3、統一性原則。各職能處室、二級學院在開展檔案資料整理的過程中,必須做到“統一目錄、統一歸檔格式、統一數據源頭”,確保學院(部)內部歸檔材料的一致性,同時確保與其他職能處室填報數據的一致性。

                   4、主動性原則。各職能處室、二級學院在參照學校編制的《教學檔案管理實施細則》和審核評估要點時,還需依據本部門特點與工作實際,充分發揮主動行和創造性,加強特色意識,大力挖掘本單位的亮點,形成部門特色資料庫。

                   (二)材料建設時間范圍

                   1、教學檔案建設預定保存年限為“永久”和“長期”的資料,需從教學部門成立之日起建設、整理、歸檔。預定保存年限為“三學年”的資料,需從2014年9月1日開始建設、整理、歸檔。

                   2、支撐材料建設時間范圍原則上是2014年9月至2018年2月28日,但是對于能夠反映學校辦學傳統、特色的材料或者其他反映“完整過程”的前期原始材料則不受時間限制。支撐材料分兩期進行,2017年9月30日前進行第一批資料的歸檔,2017年11月30日前完成第二批資料進行歸檔。

                   3、專家案頭材料建設時間范圍:機構名冊、教師名冊、學生名冊、課表、作息時間表等信息為時點數即審核評估當月的時間,而畢業設計(論文)匯總清單為2017屆,試卷清單為2016-2017學年和2017-2018學年第一學期。

                  (三)材料建設的格式要求

                   1、各類原始材料(如管理文件、制度,會議記錄、紀要,歷年工作安排、總結等)一般應采用原件,以體現材料的真實性,紙張大小不必完全統一。

                   2、新建文字材料如采用WORD文檔格式,標題:小二號黑體加粗居中,一級標題:小四號黑體加粗;二級標題:小四號宋體加粗;三級標題:小四號宋體;正文小四號宋體,行距為24磅,上下頁邊距為2.5cm,左右為3.0cm;采用A4紙雙面打印。內含EXCEL表格,則表格內文字五號宋體,表格內文字行距20磅。

                   3、凡正式文件、材料必須落款并加蓋公章,需落款的材料應署成文單位全稱,同時打印成文日期。文件、資料中如有附件,應在正文后標識“附件”,并標明附件名稱。

                   4、上級文件、學校文件、部門文件通知類材料:盡量采用原件,如只有孤本原件的,可采用復印件。

                   5.表格統計類材料,需有原始材料佐證。對于數量較多不便統一分裝的檔案材料應編制目錄、并標明保存地點(如試卷、論文等)和保管人。

                   6.照片等聲像材料裝袋、分類保存,在照片、聲像材料的袋面應注明時間、地點、人物、內容及攝影者等,說明文字簡明扼要,一般不超過50個字。

                   7.各類證書、獲獎作品、專著、高層次論文、科技作品等復印件或實物材料由所有者單位收集后妥善保管。所有聲像、證書、實物材料要列出清單。獲獎證書、獎狀、聘書、辦學合同和協議等復印件建檔,獎牌、獎杯等實物可以照片方式建檔,并作扼要文字說明。

                   8.各職能處室和二級學院在審核評估材料建設中,所有材料要求分類準確,計算機編目并整齊存放,做到編目、標識清楚,上柜(架)整齊美觀,有利于查找和利用,保證評估中專家調用材料的方便、快捷。

                  (四)自評報告支撐材料建檔與目錄要求

                   1.自評報告支撐材料多采用制度、文件、會議紀要、活動總結、情況通報、數據統計等精煉性材料。如支撐材料過程性資料較多,要求進行提煉,而過程性資料作為支撐材料的佐證依據;過程性資料產生部門還需按照審核要素與要點的順序編號建檔,裝入文件盒(或電子存儲文件庫)。如采用文件盒形式,文件盒側面應有標簽,標明內裝材料所屬的主要要素,如“2.2.1數量與結構”。當同一個審核要素的材料較多,需要分盒陳列時,在同一個審核要素內進行編號,例如“2.2.1數量與結構(1)、(2)、(3)”等。每個文件盒內必須有材料目錄,列出本盒(或電子文件夾)內所包含的材料清單。四級目錄按2.2.1-01、2.2.1-02的順序排列。目錄格式為:一級目錄:2號黑體;二級目錄:小2號黑體;三級目錄:3號仿宋,加粗;四級目錄:3號仿宋。

                   2.自評報告支撐材料需要按照審核項目,進行電子化歸檔(PDF格式),歸檔材料以審核要素命名后,發送到評建辦公室郵箱864555362@qq.com;后打印。

                   3.各單位可根據情況建支撐材料總目錄等,以備查時方便調取材料。

                   4.各單位匯總陳列的材料,必須指定專人負責妥善保管。同時,要求材料保管人必須十分熟悉材料的陳列位置、材料的內容,對專家組需要調閱的材料,能夠快速查找到相應的資料。

                 

                   附件:

                      1.廣東白云學院教學檔案管理實施細則

                      2.本科教學工作審核評估要點及引導性問題一覽表

                      3.廣東白云學院審核評估支撐材料采集分工一覽表

                      4.教學管理部門教學檔案歸檔資料情況(模板)

                      5.廣東白云學院本科教學工作審核評估支撐材料目錄(模板)

                      6.廣東白云學院本科教學工作審核評估材料盒標簽(模板)

                評建辦公室

                2017年6月22日

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